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首頁本報記者 閆 潔
兒童福利院的檔案室什么樣？院里孩子們的檔案里都記錄了什么？什么時候會用到這些檔案,？……在陜西省渭南市，就有一個被陜西省檔案局評定為檔案目標(biāo)管理AAA級認(rèn)證單位——渭南市兒童福利院,。該院以《兒童福利機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理辦法》為標(biāo)準(zhǔn),，全面細(xì)致收集兒童各類檔案，高起點建設(shè)檔案室軟硬件,，實現(xiàn)了檔案管理信息化,、數(shù)字化和智能化。
實物檔案,，見證孩子的過往和新生
渭南市兒童福利院檔案室里有一間實物展廳,，玻璃柜里擺放著衣物、首飾,、奶瓶,、字條等物品，這些都是院里孩子被發(fā)現(xiàn)時隨身攜帶的物品,，工作人員表示：“就是一個塑料袋,、一片尿不濕，我們都給孩子們仔細(xì)收好,?！痹谶@些物品中，最吸引人的是一個用五彩繩串起的木質(zhì)“長命鎖”,，雕工并不精細(xì)的鎖身上刻著“長命”二字,，這是笑笑（化名）入院時唯一攜帶的物品。
2019年7月,，6個月大的笑笑被警察送到了渭南市兒童福利院,。社工辦主任許玲回想起當(dāng)時的情景，仍覺得揪心：“當(dāng)時笑笑四肢干瘦,、肚子卻脹得很大,，皮膚和眼睛都是黃綠色，右下腹有一道長長的手術(shù)疤痕,?！彼偷结t(yī)院檢查后，笑笑被確診為先天性膽道閉鎖并引起肝硬化等并發(fā)癥,，必須盡快做肝臟移植手術(shù),。
在陜西省民政廳的大力支持下，笑笑被及時送到上海的醫(yī)院,，很幸運地在當(dāng)年8月進(jìn)行了肝移植手術(shù),。“2019年7月至2020年10月,，笑笑先后14次住院治療，共花費醫(yī)藥費60余萬元,?！痹S玲說,，現(xiàn)在笑笑恢復(fù)得很好，生活上遵醫(yī)囑服藥,、注意飲食禁忌就好,。
包括笑笑的木鎖在內(nèi)，渭南市兒童福利院目前共保存兒童實物檔案304件,，每件都是一個孩子過往和新生的見證,。正如渭南市民政局局長黨耀升所說：“沒有檔案，我們無法找到來時的路,，更證明不了自己從哪里來,。這些被遺棄的孩子們衣物里，往往載有孩子的重要信息,，因此,，我們從建院之初就為每個孩子留有專門的實物檔案，初衷就是為了幫孩子找家尋根,?！?/p>
一人一檔，留下孩子成長記錄
翻開渭南市兒童福利院照片檔案第一卷,，里面有2001年6月1日當(dāng)時渭南市社會福利院兒童所的孩子們受邀去愛心企業(yè)品嘗蛋糕和表演節(jié)目的照片,，還有2005年8月9日渭南市兒童福利院掛牌以及第一任院長高玉宏致辭的照片……建院以來的近萬張照片按照日常管理、兒童業(yè)務(wù)和社會工作三部分建檔,，不僅為院里孩子留下成長記憶,，也以影像資料的形式記錄了兒童福利院的發(fā)展歷程。
記者了解到,，在陜西省民政廳和渭南市民政局的支持下,，渭南市兒童福利院根據(jù)民政部《兒童福利機構(gòu)管理辦法》和《兒童福利機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理辦法》，制定了《渭南市兒童福利機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理辦法實施細(xì)則》,。遵循“一人一檔,、動態(tài)管理、真實完整,、便于應(yīng)用”的總體原則,，渭南市兒童福利院將兒童業(yè)務(wù)檔案分為“入院資料、在院資料和離院資料”,，梳理出兒童業(yè)務(wù)檔案歸檔內(nèi)容,、整理流程和數(shù)字化流程，以人為單位進(jìn)行分類,、組卷,、排列、編目、編號,、裝盒,、上架。
為了方便檔案的收集和整理,，渭南市兒童福利院制定了《兒童業(yè)務(wù)檔案材料查缺表》,，根據(jù)重要程度設(shè)置了必備項和可選項。同時,，院里還刻制檔案專用印章,，設(shè)計制作了兒童業(yè)務(wù)檔案專用盒、兒童照片檔案專用盒以及兒童各類證件專用盒等,，做到檔案收納整齊美觀,、書寫工整，并建立了兒童業(yè)務(wù)檔案大數(shù)據(jù),，在院內(nèi)各部門之間實行信息共享,。
“檔案材料收集工作分解到具體科室和人員，例如護(hù)理員會按時完成孩子的養(yǎng)育記錄,，醫(yī)生完成孩子的醫(yī)療康復(fù)記錄,，老師完成孩子的教育記錄，并定期上交檔案管理員分類整理,，分工協(xié)作解決了兒童檔案立檔不全,、內(nèi)容缺失、管理落后的問題,?！睋?jù)渭南市兒童福利院工作人員介紹，院檔案室目前共有室存檔案8183卷,，其中包括兒童業(yè)務(wù)檔案,、兒童管理檔案、兒童心理檔案等,。
軟硬結(jié)合,，全智能管理檔案室
“你好，小麥,，請打開檔案智能儲存室,。”在采訪中,，檔案管理員雷紅靈向記者展示了智能控制平臺,。儲存室里是10列100組檔案庫房智能密集架，可存儲兒童檔案1.3萬冊,，滿足未來20年存儲需求,。打開一列檔案架，兩邊是標(biāo)記有序的檔案盒，每個檔案盒上孩子的照片,、入院編號,、姓名年齡,、入院日期,、離院日期和原因等信息一目了然。
2022年11月,，在省民政廳,、市民政局、市檔案局的支持下,，渭南市兒童福利院制訂了創(chuàng)建AAA檔案室及檔案信息化工作方案,。“院里制定了兒童檔案整理和數(shù)字化工作流程,，與有保密資質(zhì)的專業(yè)公司簽訂合作意向,，按照兒童養(yǎng)育、醫(yī)療,、康復(fù),、特教、護(hù)理等7個門類,，共同對檔案進(jìn)行整理,、補缺、編著,、修圖,、掃描、存檔,、裝盒,、排序。其中,，按照兒童檔案一式三份的管理規(guī)定,，電子檔案、紙質(zhì)檔案,、實物檔案均已分類規(guī)整,。”雷紅靈說,，“我們還安裝了檔案檢索系統(tǒng),，現(xiàn)在工作起來比以往要便捷很多?！?/p>
除了軟件升級,，福利院還投資90余萬元，對原檔案室進(jìn)行擴容改造。目前,，檔案室總面積126.8平方米,，分檔案查閱室、數(shù)字化加工室,、智能存儲室和實物檔案展室,，實現(xiàn)了兒童檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化,、智能化,，可有效連接全市檔案管理信息平臺。同時,，福利院還購置氣體滅火系統(tǒng),、智能電子監(jiān)控系統(tǒng)、智能恒溫檢測系統(tǒng)等設(shè)備,，實現(xiàn)了全方位的智能管理,。
一分耕耘一分收獲。2023年5月,，渭南市兒童福利院被陜西省檔案局評定為檔案目標(biāo)管理AAA級認(rèn)證單位,；同年9月，省民政廳在渭南市兒童福利院召開全省兒童福利機構(gòu)檔案信息化暨精細(xì)化養(yǎng)育現(xiàn)場會,。2023年10月以來,，已有20多家兒童福利機構(gòu)前來交流學(xué)習(xí)。省民政廳相關(guān)負(fù)責(zé)人表示,，今年將聯(lián)合省檔案局開展全省市級兒童福利機構(gòu)檔案規(guī)范化建設(shè)成果專項驗收工作,，點對點指導(dǎo)各院加快推進(jìn)工作，確保在2024年年底全省各市級兒童福利機構(gòu)檔案規(guī)范化,、智能化建設(shè)工作基本完成,，助推陜西兒童福利事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。
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